手帳の時間管理

時間管理は手帳を使うのが便利です。書き込むという作業によって、物理的な時間の管理だけでなく、そのときの自分の気持ちも書くことができるからです。時間管理というのは、単に予定を詰め込むことではなく、自分の気持ちやペースも理解しながら、自分自身も管理することだと思うのです。

手帳の選び方

手帳は月間スケジュールや週間スケジュール、年間スケジュールなどと構成されています。手帳によって用途や重視していることが違うため、週間スケジュールがないこともありますし、書き込めるスペースが少ないこともあります。私がおすすめしたい手帳は、自由に書き込めるスペースがある手帳と、書いたときに予定が把握しやすい手帳です。手帳には目標や日々の記録を書きながら予定を立てていきます。この方法は、やらなければならないことを優先していたら本当にしたいことができなくなった、ということを防ぐことができます。

メモ欄を活用する

手帳のメモ欄にはそのときそのときに感じたことを書きとめたり、自分の欲しいものや時間があったらどんなことをしたいのかを書きます。そしてそれはどうして希望するのかを考えます。誰かに薦められたからとか流行だから、というのではなく、自分が望むものだけをマークしていきます。手帳を使っていくうちに、希望することが変化することもあるでしょう。そういうときはその都度、追加したり消去していきます。次に欲しいものを手に入れるための方法や目標を立てます。それはどのくらいの期間で達成させることができるでしょうか。無理のない範囲で期間を決めておくと行動しやすくなります。「To Doリスト」みたいなものですね。

旬間表をつくる

1ヶ月の予定を立てていきます。1〜10日・11〜20日・21〜30日の3つに分類したものを旬間表といいます。3つに分けて、いつからいつまで、何をするかを書き込みます。中には1〜20日までまたがることもあります。3つに分けると、必ず何日にしなければならないということではないので、全体的な1ヶ月の予定を把握しやすく調節がしやすくなるんですね。予定を書き込むときはしなければならないことと、時間があったらやってみたいことをうまく調節して入れていきます。もし出張の次の日は疲れているな、とか体調や感情の波が判るのであれば、体の声も取り入れながら予定を組むと良いでしょう。

月間スケジュールに書く

旬間表をもとに、月間スケジュールに予定を入れていきます。旬間表が10日ごとに3つに区切っているように、大きな予定を組むときは余裕を持って大きく時間を確保します。1日2〜3時間で済む用事であっても、何日も確保するのは難しいものですよね。ですから、何日から何日の間にこれだけはやっておきたい、ということは大きく考えておくと後で予定通りにいかなかったと悩む必要もなくなります。このとき自分にとって大切な日は確保しておきましょう。色ペンを使って、プライベートと仕事の用事を分けるとか、しなければいけないこととやりたいことを分けるなどをすると見やすくなります。

毎日のスケジュール

週間スケジュールなどの欄を使って、毎日の予定を考えてみます。週間スケジュールには、時間のメモリがついているものとついていないものがあります。メモリのついていないものは、自由に書き込めるので、自分の使いやすいように時間を記入していきます。起きる時間が朝早い人もいれば、遅い人もいますし、1日のうちの大切な時間というのもそれぞれです。時間管理が必要な時間帯が書かれていれば、大丈夫でしょう。そして、何時から何時は何があるのか、ということを記入したメモリに合わせて記入していくのです。そうすると、ただメモのように書くよりも1日の限られた時間に何があるのか、把握しやすくなります。そして何時に行っても良い予定は、下のほうへ書いておきます。

進行具合をチェックする

大切な予定が順調に進んでいるかどうかは、定期的にチェックをします。毎日の予定は1日が終わったときに、1週間の予定は休日に入る前に、大きな予定は期日の3日前という具合です。また、忙しいときほど心に余裕が持てなくなります。休憩時間などを利用して、忙しい予定を客観的に見つめられるような時間を作るのもおすすめです。

1ヶ月を振り返ってみる

1ヶ月経ったら、自分が立てた予定を振り返ってみます。どれだけ実行できたか、目標は達成できたか、気持ちに変化はあったかなどを記入していきます。そして、次に無理がないように予定を立てていきます。

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